Calculer ce que vous coûte vraiment votre organisation actuelle
Le coût caché d’une organisation, c’est la somme des heures passées à compenser un outil inadapté : ressaisir, chercher, vérifier, relancer. Il ne figure sur aucune facture, ce qui le rend invisible — et donc jamais comparé au prix d’une solution.
La question « combien coûte un logiciel sur mesure » n’a pas de réponse utile tant qu’on ne l’a pas mise en face de quelque chose. Comparée au prix d’un abonnement du commerce, elle paraît toujours démesurée. Comparée à ce que coûte le problème, elle devient une décision ordinaire.
Voici la méthode que j’utilise en cadrage. Elle prend une semaine, ne demande aucun outil, et donne un chiffre défendable. Elle sert autant à renoncer qu’à se lancer : dans à peu près un cas sur trois, le calcul montre que le problème ne coûte pas assez cher pour justifier qu’on le règle.
Pourquoi ce coût reste-t-il invisible ?
Parce qu’il est réparti. Vingt minutes par-ci, une relance oubliée par-là, un fichier qu’on refait parce qu’on ne retrouve pas la bonne version. Aucune de ces minutes n’apparaît en comptabilité, et personne ne les additionne. Un abonnement de 39 € par mois se voit ; deux heures perdues chaque semaine, non — alors qu’elles coûtent dix fois plus.
Le second effet est plus pernicieux : les contournements deviennent le métier. Au bout de deux ans, le classeur tenu à la main n’est plus vécu comme un problème mais comme une compétence. C’est pour cela qu’il faut mesurer plutôt que demander : à la question « perdez-vous du temps ? », la réponse est presque toujours non.
Comment mesurer sans y passer un mois ?
Quatre relevés, une semaine, un carnet. On ne cherche pas la précision comptable : on cherche un ordre de grandeur assez solide pour trancher.
- La double saisie. Pendant une semaine, chaque fois que quelqu’un recopie une donnée qui existe déjà ailleurs, il note la date et la durée. Rien d’autre.
- Les abonnements. Sortez la liste des prélèvements de l’an dernier. Pour chaque outil, une seule question : qui s’en est servi ce mois-ci ? Sans nom précis, c’est un abonnement dormant.
- Les recherches. Notez chaque fois que retrouver une information prend plus de deux minutes. C’est le poste le plus sous-estimé, et le plus facile à supprimer.
- Les oublis. Comptez sur trois mois passés : relances non faites, entretiens dépassés, factures parties en retard. Chacun a un coût connu — vous savez ce que vaut un client perdu.
Comment transformer les relevés en euros ?
Prenez le coût horaire chargé réel, pas le salaire brut : environ 1,5 fois le brut pour un salarié, votre taux de facturation pour vous-même. Multipliez les heures relevées par ce taux, et annualisez en multipliant par 45 semaines — pas 52, personne ne travaille toute l’année.
Le tableau ci-dessous donne les quatre postes, la façon de les relever et l’erreur classique sur chacun. C’est cette dernière colonne qui fait la différence entre un chiffre qu’on peut défendre et un chiffre gonflé.
Ce que ce calcul ne prouve pas
Il ne prouve pas que le temps gagné sera récupéré. C’est l’erreur la plus répandue, et elle est commise de bonne foi par à peu près tous ceux qui vendent du logiciel : deux heures économisées par semaine ne deviennent pas deux heures facturables. Elles se répartissent, elles absorbent d’autres tâches, elles réduisent la fatigue. C’est réel, mais ce n’est pas du chiffre d’affaires.
Une règle prudente : ne comptez comme gain financier que la moitié du temps libéré, et la totalité des abonnements supprimés et des oublis évités — ceux-là sont des euros directs. Si le projet tient debout avec ce calcul-là, il tient debout tout court.
Et si le total annuel reste sous quelques milliers d’euros, la conclusion honnête est qu’il ne faut rien développer. Un tableur bien tenu est parfois la bonne réponse.
| Poste | Comment le relever | L’erreur classique |
|---|---|---|
| Double saisie | Une semaine de carnet : date et durée à chaque recopie | Compter la saisie initiale, qui aurait eu lieu de toute façon |
| Abonnements dormants | Les prélèvements de l’année, et un nom d’utilisateur par outil | Oublier les licences annuelles, prélevées une fois et invisibles |
| Recherche d’information | Noter au-delà de deux minutes, pendant une semaine | Ne relever que ses propres recherches, pas celles de l’équipe |
| Oublis et retards | Trois mois passés, à partir des traces existantes | Chiffrer un client perdu à sa dernière facture, pas à sa valeur sur trois ans |
Ce qu’il faut retenir
Le chiffre obtenu n’est pas un budget : c’est un plafond. Il dit ce que vous pouvez raisonnablement dépenser pour régler le problème, sur combien d’années, et à partir de quel montant la réponse devient non.
Fait honnêtement, ce calcul aboutit souvent à « ce n’est pas encore le moment ». C’est un résultat utile, et il coûte une semaine de carnet au lieu d’un devis.
À lire ensuite
- Que devient votre logiciel si le développeur s’arrête ? — Ce qu’il faut détenir, vérifier et exiger par écrit pour qu’un logiciel survive au départ de celui qui l’a écrit — quel que soit le prestataire, y compris moi.